INTERN REGLEMENT TC Racso vzw (vanaf 16/06/2021)

De algemene vergadering, geldig bijeengekomen op 16/06/2021 te Destelbergen heeft volgend intern reglement opgesteld door het bestuursorgaan integraal aangenomen.

I. INLEIDING

Het intern reglement werd opgesteld ter aanvulling van de statuten en ter verduidelijking van de verenigingsstructuur, de interne processen en de incorporatie van goed bestuur. Goed bestuur – in het Engels corparate governance- betekent deugdelijk, efficiënt en verantwoord leiding geven aan de vereniging, op professionele wijze de vereniging structureren, en over het gevoerde beleid verantwoording afleggen aan alle stakeholders die hierin belang hebben. Als vereniging willen we goed bestuur prioritair aanpakken en op een doordachte manier integreren binnen onze vereniging.

De 3 pijlers van goed bestuur zijn:

  • transparantie
  • democratie
  • interne verantwoording en controle

Goed bestuur betekent:

  • Aansturen: de strategische richting bepalen voor de toekomst van de vereniging op langere termijn en zorg dragen voor de uitvoering ervan.
  • Toezicht houden: de prestaties van de vereniging evalueren, rekening houdend met de belangen van alle stakeholders.
  • Verantwoorden: verantwoording afleggen aan alle stakeholders en de overheid.

Deze code goed bestuur is complementair aan de Belgische wetgeving.

II. ALGEMEEN

1. Minstens één (1) van de leden van de algemene vergadering en van het bestuursorgaan is van het geslacht dat het minst vertegenwoordigd is. Tevens wordt een leeftijdsspreiding van de leden nagestreefd.

2. De vereniging wordt gekenmerkt door bestuurlijke eenheid.

3. Integriteit, discretie en normbesef zijn een basisingesteldheid van alle bestuurders en leden. Bestuurders en leden dienen interne, vertrouwelijke informatie met zorg te behandelen en mogen die niet verspreiden naar derden.

4. De toegetreden leden worden betrokken in de werking van de vereniging:

  • Het meerjarenbeleidsplan wordt door het bestuur in consultatie opgesteld met de toegetreden leden en leden van de vzw.
  • Er wordt jaarlijks een ledenvergadering georganiseerd voor alle toegetreden leden.
  • Werkgroepen vertegenwoordigen ook toegetreden leden en ondersteunen het dagelijks bestuur in haar werking.

5. De statuten en interne reglementen worden op de website gepubliceerd.

6. De actuele samenstelling van het bestuursorgaan samen met contactgegevens van het bestuur en de gegevens van de leden van de vzw staan gepubliceerd op de website.

7. De vereniging publiceert intern een jaarverslag met volgende onderwerpen:

  • visie en missie en strategische doelstellingen van de vereniging en hoe de vereniging deze het afgelopen jaar heeft bereikt
  • financieel verslag
  • verslag over de werking van de interne comités en/of organen
  • rapportage over de georganiseerde kampioenschappen en evenementen
  • actuele samenstelling bestuur met overzicht relevante nevenfuncties en eventuele externe bestuurders
  • rapportage over belangenconflicten die plaatsgevonden hebben
  • rapportage over de risico’s en onzekerheden waarmee de vereniging wordt geconfronteerd en hoe ze deze tracht te beheersen
  • bevat de bestuurdersprofielen die door de vereniging werden vastgelegd
  • bevat een remuneratieverslag
  • rapportage over het omgaan met de code van goed bestuur

8. De bestuurders en leden van de vzw ontvangen geen vergoeding voor hun bestuurstaken.

9. De vereniging respecteert de relevante wetgeving.

10. De vereniging past een duidelijke bestuursstructuur toe waarbij rekening wordt gehouden met het principe van scheiding der machten. Er is een afbakening tussen de bestuurlijke, beleidsmatige, toezichthoudende en uitvoerende taken.

  • De algemene vergadering houdt toezicht op het bestuursorgaan. Op de algemene vergadering legt het bestuursorgaan verantwoording af over:
    • het eigen functioneren
    • de relatie met de gedelegeerd bestuurder
    • het gevoerde beleid
    • de financiën van de vereniging
  • Het bestuursorgaan neemt de bestuurlijke taken op zich (strategie), alsook het toezicht op de gedelegeerd bestuurder.
  • De gedelegeerd bestuurder neemt de beleidsmatige taken op zich, alsook het toezicht op het dagelijks bestuur.
  • Het dagelijks bestuur neemt de uitvoerende taken op zich.

III. FINANCIEEL

1. Het bestuursorgaan houdt conform haar kerntaken toezicht op alle financiële verrichtingen conform het uitgestippelde beleid van de vereniging, ze wordt hierbij ondersteund en ingelicht door de gedelegeerd bestuurder die zich kan laten bijstaan door een extern expert en/of boekhoudkantoor. De rekeningen worden per 31 december afgesloten en uiterlijk tegen 1 maart voorgelegd aan het bestuursorgaan. Nadien zal het bestuursorgaan de jaarrekening en begroting voorleggen ter goedkeuring aan de algemene vergadering (uiterlijk 30 juni).

2. Indien wenselijk kan er bijkomend nog beroep gedaan worden op een externe, onafhankelijke revisor voor een financiële audit.

IV. ALGEMENE VERGADERING

1. De algemene vergadering houdt op passende wijze toezicht op het bestuur.

2. Verwijzing naar de statuten: tittel III Algemene vergadering (artikel 11 t.e.m. artikel 18)

  • De algemene vergadering bestaat uit alle leden van de vereniging. De toegetreden leden maken geen deel uit van de algemene vergadering (artikel 11).
  • De algemene vergadering is uitsluitend bevoegd voor (artikel 12):
  • De wijziging van de statuten.
  • De benoeming en afzetting van de bestuurders.
  • De kwijting aan de bestuurders, en in voorkomend geval, het instellen van de verenigingsvordering tegen de bestuurders.
  • De goedkeuring van de jaarrekening en de begroting.
  • De ontbinding van de vereniging.
  • De uitsluiting van een lid.
  • De omzetting van de vereniging in een ivzw, een coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming of in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming.
  • Om een inbreng om niet van een algemeenheid te doen of te aanvaarden.
  • Alle gevallen waarin de wet of de statuten dat vereisen.
  • Er zal jaarlijks een algemene vergadering gehouden worden binnen de 6 maand na afsluiten boekjaar, in casu in het tweede kwartaal. Alle leden moeten ertoe uitgenodigd worden door het bestuursorgaan. Buitengewone algemene vergaderingen kunnen bijeengeroepen worden op initiatief van het bestuursorgaan of op verzoek van ten minste één vijfde van de leden van de vereniging (artikel 13).
  • De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuursorgaan. Indien hij afwezig is, wordt hij voorgezeten door de langstzittende bestuurder (artikel 14).
  • Ieder lid mag zich laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager, voorzien van een geschreven machtiging, voor zover de gevolmachtigde zelf lid is van de vereniging. Ieder gevolmachtigde kan slechts één lid van de vereniging vertegenwoordigen (artikel 15).
  • De algemene vergadering kan enkel geldige besluiten nemen omtrent aangelegenheden die uitdrukkelijk op de agenda staan (artikel 16 § 1).
  • De algemene vergadering kan geldig beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Bij gelijkheid van stemmen zal de stem van de voorzitter van de algemene vergadering doorslaggevend zijn.Onthoudingen worden meegeteld in de noemer noch teller bij het nemen van deze besluiten (artikel 16 § 2 en 3).
  • In geval van een statutenwijziging moet minstens 2/3e van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Van deze aanwezigen moet minstens 2/3 akkoord gaan met de statutenwijziging. Indien de statutenwijziging echter betrekking heeft op het voorwerp of het belangeloos doel van de vereniging, is zij alleen dan aangenomen, wanneer zij vier vijfde van de uitgebrachte stemmen heeft verkregen (artikel 17).
  • De notulen van de algemene vergadering worden opgenomen in een register dat bijgehouden wordt op de zetel van de vereniging en ondertekend wordt door de voorzitter en de secretaris of penningmeester. Het verslag wordt aan alle leden bezorgd, uiterlijk tegen de bijeenroeping van de volgende algemene vergadering. Elk lid heeft recht op inzage in het verslag (artikel 18).
  • Toepassing code goed bestuur:
    • Goed bestuur wordt als vast agendapunt toegevoegd op de algemene vergadering. Dit stimuleert het democratisch debat over dit thema.
    • Het aantal leden van de algemene vergadering die lid zijn van het bestuursorgaan moet kleiner zijn dan het aantal leden van de algemene vergadering die geen lid zijn van het van bestuur zodat de democratie gewaarborgd is.
    • De vereniging houdt conform de wetgeving een ledenregister werkende leden bij op de maatschappelijke zetel en houdt deze up to date.

V. BESTUURSORGAAN

1. Het bestuursorgaan bestuurt de vereniging.

2. Het bestuursorgaan staat in voor het strategisch, financieel-, personeels-, risico- en juridisch management en de monitoring van de vereniging.

3. Het bestuur houdt op passende wijze toezicht op de gedelegeerd bestuurder.

4. Verwijzing naar de statuten: tittel IV bestuursorgaan (artikel 19 t.e.m. artikel 30):

  • De vereniging wordt bestuurd door het bestuursorgaan, samengesteld uit minstens 3 leden (artikel 19 §1). We streven naar een samenstelling van +/- 6 leden.
  • Conform artikel 19 §2 moet men lid zijn van de vereniging om tot interne bestuurder benoemd te kunnen worden.
  • Het bestuursorgaan bestaat uit de interne, uitvoerende bestuurders (hierna genoemd interne bestuurders) en externe, niet-uitvoerende bestuurders (hierna genoemd externe bestuurders). Externe bestuurders hebben geen link met het dagelijks beleid van de vereniging. Zij zorgen voor een objectieve en neutrale stem binnen het bestuursorgaan.
  • Het bestuursorgaan is gedifferentieerd, evenwichtig en competent samengesteld. We streven naar een vertegenwoordiging van minimaal 25% aan externe bestuurders. Volgende kennisdomeinen dienen zeker sterk vertegenwoordigd te zijn binnen het bestuursorgaan:
    • financieel
    • juridisch
    • sporttechnisch

Daarnaast zijn ervaring in het verwerven van sponsorgelden, bestuurservaring, contacten in de bedrijfswereld, onderhandelingstechnieken onmisbare competenties binnen het bestuursorgaan.

Externe bestuurders zullen als “experten” via open rekrutering worden gezocht op initiatief van het bestuursorgaan. Zij worden benoemd door de algemene vergadering.

  • Externe bestuurders worden benoemd voor maximum 3 jaar en zijn herbenoembaar met dien verstande dat zij maximaal 6 jaar aaneengesloten kunnen zetelen als bestuurder (artikel 20).
  • Interne bestuurders worden door de algemene vergadering benoemd voor een termijn van onbepaalde duur (artikel 20).
  • Het bestuursorgaan zal in zijn schoot een voorzitter, een secretaris, een penningmeester kiezen (artikel 21). De voorzitter heeft een zeer goede kennis van de vereniging. De voorzitter kan als sleutelfiguur voldoende tijd investeren in de vereniging.
  • Het bestuursorgaan is bevoegd om alle handelingen van intern bestuur te verrichten die nodig of dienstig zijn voor de verwezenlijking van het voorwerp van de vzw, met uitzondering van de handelingen waarvoor volgens de wet of volgens deze statuten de algemene vergadering exclusief bevoegd is (artikel 22).
  • Het bestuursorgaan vertegenwoordigt als college de vzw in alle handelingen in en buiten rechte. Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuursorgaan als college, wordt de vzw in en buiten rechte eveneens vertegenwoordigd door een gedelegeerd bestuurder, samen handelend met een andere bestuurder (artikel 23).
  • Het bestuursorgaan vaardigt alle interne reglementen uit die het nodig oordeelt. Dergelijk intern reglement kan geen bepalingen bevatten die strijdig zijn met het WVV of de statuten. Dit intern reglement wordt gepubliceerd op de website van de vereniging (artikel 24).
  • De benoeming van de leden van het bestuursorgaan en van de personen gemachtigd om de vzw te vertegenwoordigen en hun ambtsbeëindiging worden openbaar gemaakt door neerlegging in het verenigingsdossier ter griffie van de ondernemingsrechtbank en publicatie van het uittreksel in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Uit die stukken moet in ieder geval blijken of de personen die de vzw vertegenwoordigen, de vzw ieder afzonderlijk, gezamenlijk dan wel als college gezamenlijk dan wel als college verbinden alsook de omvang van hun bevoegdheden (artikel 25).
  • Het bestuursorgaan vergadert zo vaak als het belang van de vzw vereist (artikel 26):
    • Agendapunten moeten betrekking hebben op de strategische doelstellingen van de vereniging. De agenda wordt samengesteld door de voorzitter van het bestuursorgaan in overleg met de gedelegeerd bestuurder. Collega bestuurders kunnen een schriftelijk verzoek richten aan de voorzitter of gedelegeerd bestuurder om bijkomende punten op de agenda te plaatsen (ten minste 2 dagen voor de vergadering).
    • Er worden minimaal 5 vergaderingen per jaar gepland:1x per kwartaal (managementrapportage) en 1x voorbereiding algemene vergadering. Het vergaderschema wordt op het begin van het kalenderjaar vastgelegd.
    • Risicobeheer maakt deel uit van de agenda van het bestuursorgaan.
    • Jaarlijks evalueert het bestuursorgaan haar eigen werking en samenstelling.
    • Jaarlijks vindt een bespreking en evaluatie van de governance en het bestuursmodel van de vereniging plaats op basis van code goed bestuur.
    • Belangenconflicten worden gemeld in de notulen (artikel 28).
    • Elk lid van de vereniging heeft recht op inzage van de verslagen (artikel 29).
    • De notulen worden ondertekend door de voorzitter en bestuurders die erom vragen (artikel 29).
    • Het bestuur heeft een communicatiestrategie ontwikkeld die gericht is op het gepast informeren van de toegetreden leden via nieuwsbrieven, sociale media en website: hierin wordt gecommuniceerd over de belangrijkste besproken agendapunten en motiveringen van belangrijke besluiten.
  • Het bestuursorgaan kan geldig beraadslagen en besluiten indien er minstens 2/3e van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Bij gelijkheid van stemmen zal de stem van de voorzitter van het bestuursorgaan doorslaggevend zijn (artikel 27).
  • Elke bestuurder wordt geacht ontslag te nemen wanneer hij/zij niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om bestuurder te worden in de vzw, zoals in de statuten bepaald. De vaststelling daarvan gebeurt door de algemene vergadering. Elke bestuurder kan ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan de voorzitter van het bestuursorgaan. Wanneer een bestuurder ontslag neemt, moet deze in functie blijven totdat de algemene vergadering redelijkerwijs in zijn vervanging heeft kunnen voorzien. Het mandaat van een bestuurder kan op elk moment worden beëindigd door de algemene vergadering met een gewone meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen. De stemming over het beëindigen van een bestuursmandaat is geheim (artikel 30).

5. Volgende onverenigbaarheden met lidmaatschap van het bestuursorgaan zijn vastgelegd:

  • Het uitvoeren van een politiek mandaat.
  • Personen die een arbeidsrelatie hebben met een bedrijf dat een commerciële relatie heeft met de vereniging (bv. sponsoren).
  • Directe familie van een lid van het bestuursorgaan of van de gedelegeerd bestuurder.
  • Personen van wie de beroepsbezigheden belangenvermenging zouden kunnen veroorzaken.

6. De bestuurders dienen alle giften en gunsten van derden, hetzij van financiële aard of niet-financiële aard, hetzij uitnodigingen voor activiteiten, die een geschatte waarde hebben van meer dan 250 euro en met de bestuursfunctie verband houden, binnen de 7 dagen na ontvangst melden aan de gedelegeerd bestuurder. Het is de bevoegdheid van het bestuursorgaan een beslissing te nemen met betrekking tot de omgang en/of bestemming van deze giften of gunsten.

7. Het bestuursorgaan legt een gestandaardiseerde introductieprocedure vast voor nieuwe bestuurders. Ze worden uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek met de voorzitter en/of gedelegeerd bestuurder en worden gebrieft over de werking van de vereniging. Ze ontvangen tevens een benoemingsprofiel waarin wordt beschreven op basis van welk profiel ze werden aangezocht. Ze ontvangen de statuten, interne reglementen, meerjarenbeleidsplan en andere relevante bestuursdocumenten.

8. Het bestuursorgaan stelt een meerjarenbeleidsplan op:

  • Het bestuur legt een meerjarenbeleidsplan en lange termijn financiële planning voor aan de algemene vergadering.
  • In het meerjarenbeleidsplan worden de missie, visie en strategie van de vereniging uitgewerkt. Het bepalen van het operationele beleid is de taak van de gedelegeerd bestuurder.
  • Het bestuur stelt jaarlijks een beleidsplan en een begroting op die gebaseerd zijn op het meerjarenbeleidsplan en de lange termijn financiële planning.

9. Het bestuur sluit een verzekering af voor bestuurdersaansprakelijkheid.

VI. GEDELEGEERD BESTUURDER EN DAGELIJKS BESTUUR

GEDELEGEERD BESTUURDER

1. Het bestuursorgaan van de vereniging kan zoals vermeld in de statuten (artikel 31) een gedelegeerd bestuurder aanduiden. De gedelegeerd bestuurder wordt belast met de leiding van de dagdagelijkse werking, alsook van de professionals en vrijwilligers van de vereniging en voert de door het bestuursorgaan opgedragen taken uit zoals vastgelegd in dit intern reglement. Het bestuursorgaan geeft de gedelegeerd bestuurder voldoende ruimte om autonoom zijn of haar functie uit te oefenen. De gedelegeerd bestuurder vervult tevens de taak van secretaris van de vereniging, het bestuursorgaan, alsook van de algemene vergadering.

2. De gedelegeerd bestuurder heeft volmacht van de vereniging:

  • Om alle briefwisseling, stukken en documenten te ondertekenen die behoren tot de administratieve taken van het dagelijks bestuur van de vereniging.
  • Om alle verrichtingen te ondertekenen tot een waarde van 10.000 euro zoals beschreven in artikel 31 van de statuten.
  • Om samen met een bestuurder alle bankverrichtingen te ondertekenen die een waarde van 10.000 euro overschrijden, alsook alle overeenkomsten die de vereniging verbinden overeenkomstig artikel 22 en 23 van de statuten.

3. De gedelegeerd bestuurder rapporteert per kwartaal aan het bestuursorgaan over de operationele leiding en financiële situatie van de vereniging via de managementrapportage. De gedelegeerd bestuurder heeft volledige informatieplicht ten opzichte van het bestuursorgaan.

4. Het bestuursorgaan houdt toezicht op de gedelegeerd bestuurder en voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de gedelegeerd bestuurder over de individuele prestaties en verwezenlijkingen van de strategische doelstellingen.

5. De functie van voorzitter van het bestuursorgaan en deze van gedelegeerd bestuurder worden niet gecumuleerd.

6. De gedelegeerd bestuurder mag deel uitmaken van het bestuursorgaan maar kan niet betrokken zijn in beslissingen aangaande remuneratie.

7. De gedelegeerd bestuurder is de schakel tussen het bestuursorgaan en dagelijks bestuur.

DAGELIJKS BESTUUR

1. Het dagelijks bestuur omvat zowel de handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vereniging, als de handelingen en de beslissingen die, ofwel om reden van hun minder belang dat ze vertonen, ofwel omwille van hun spoedeisend karakter, de tussenkomst van het bestuursorgaan niet rechtvaardigen.Tot het dagelijks leven van de vereniging behoren onder andere:

  • Het aanbieden van een sportief en recreatief aanbod voor alle doelgroepen.
  • Het aanbieden van een nette infrastructuur voor haar leden.
  • Zorgen voor betrokkenheid van de toegetreden leden in haar werking: op een servicegerichte en proactieve manier het gesprek aangaan met hen via enquêtes, ledenvergaderingen,…

2. Het dagelijks bestuur wordt geleid door de gedelegeerd bestuurder.

3. De gedelegeerd bestuurder vormt samen met de operationele directeur(en) het managementteam van de vereniging. Zij vormen samen met de voorzitter de interne bestuurders.

4. De operationele directeur is verantwoordelijk voor een bepaalde afdeling binnen de vereniging.

5. Het dagelijks bestuur richt indien aangewezen ondersteunende werkgroepen op. Werkgroepen stellen het dagelijks bestuur in staat om specifieke (gespecialiseerde) en/of tijdelijke taken te delegeren en toegetreden leden en/of externen te betrekken in deze werking.

VII. Operationele werking en support

1. Dit zijn diensten die de kernactiviteiten (sportieve werking en clubbeleving) en dagdagelijkse werking van de vereniging ondersteunen.

2. We onderscheiden:

  • secretariaat
  • finance
  • infrastructuur
  • marketing
  • communicatie
  • sponsoring
  • IT & digitalisatie

3. De operationele werking en support wordt geleid door de gedelegeerd bestuurder.